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La nuova norma UNI EN ISO 14001:2004[1]

Aggiornamento: Vedi new del 21-09-2015 Nuova UNI EN ISO 14001:2015

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Dr.ssa Ivana Brancaleone
Consulente e Valutatore di Sistemi di Gestione

Data di redazione 25/10/2005

Descrizione

La nuova norma ISO 14001:2004 sui sistemi di gestione ambientale è la revisione a livello internazionale della ISO 14001:1996,[2] da parte dell'International Organization for Standardization, che l’ha approvata definitivamente ad ottobre 2004. La pubblicazione nella versione europea EN ISO è del novembre 2004 ed il suo recepimento da parte dei vari Paesi, anche in ambito europeo, è stato previsto nei sei mesi successivi.

In Italia l’UNI ha tradotto e recepito il nuovo standard, concludendo l’iter entro la fine del 2004, a dicembre con la pubblicazione di un nuovo testo che ha sostituito quello del 1996. 

La norma UNI EN ISO 14001 “Requisiti e guida per l’uso” definisce uno schema volontario per l’attuazione di un sistema di gestione ambientale, il quale è lo strumento organizzativo che consente alle Aziende di mantenere un costante controllo per la prevenzione ed il miglioramento dell’impatto ambientale delle proprie attività. 

Il Sistema di Gestione Ambientale viene sviluppato in conformità ai requisiti previsti dalla norma UNI EN ISO 14001:2004; l’obiettivo finale, una volta completato il progetto, è la richiesta di Certificazione del proprio sistema di gestione ambientale presso un organismo terzo accreditato.

La norma ISO 14001 è uno Standard Internazionale applicabile a quegli aspetti ambientali su cui l’azienda può esercitare un controllo o un’influenza.  

Confronto tra la versione del 1996 e la nuova versione del 2004

Rispetto all’edizione precedente, la norma è stata revisionata per fornire chiarimenti al testo e per migliorarne l’allineamento alla ISO 9001 sui sistemi di gestione per la qualità al fine di migliorare la compatibilità delle due norme a vantaggio degli utilizzatori. Non sono stati aggiunti nuovi requisiti né sono stati modificati i requisiti esistenti.

Nella versione italiana, sono inoltre stati apportati alcuni miglioramenti alla traduzione in lingua italiana. 

Rispetto alla versione precedente (UNI EN ISO 14001:1996), nella nuova norma si è preferito tradurre la sigla EMS (Environmental Management System) nell’italiano SGA (Sistema di Gestione Ambientale), sigla entrata nell’uso comune. L’utilizzo dell’una o dell’altra sigla è comunque da ritenersi equivalente. 

Per facilitarne l’utilizzo, la numerazione del punto 4 (Requisiti generali) e dell'Appendice A (Guida informativa per il suo uso) della norma internazionale ISO 14001:2004 sono collegate. Per esempio, i punti 4.3.3 e A.3.3 trattano entrambi gli obiettivi, i traguardi e il/i programma/i, mentre i punti 4.5.5 e A.5.5 trattano entrambi l’audit interno. Inoltre l’Appendice B identifica le corrispondenze tecniche di massima tra la ISO 14001:2004 e la ISO 9001:2000 e viceversa. 

Inoltre, una importante novità è la richiesta di definire e documentare il campo di applicazione del SGA, cioè i confini entro i quali esso si applica (intera organizzazione oppure singole unità operative), che corrisponde nella prassi a quello che è chiamato “scopo del certificato” per le organizzazioni che fanno certificare la conformità del proprio SGA rispetto alla norma. 

Una modifica significativa rispetto all’edizione precedente è la più chiara distinzione tra gli “aspetti ambientali che l’organizzazione può tenere sotto controllo” e “gli aspetti ambientali sui quali l’organizzazione può esercitare un’influenza”. 

Un altro chiarimento si è reso necessario riguardo al personale dell’organizzazione, citato sia nel punto relativo alla politica ambientale, quando la norma chiede che la politica sia comunicata a tutti, sia nel punto relativo alla competenza ed alla formazione.

Nel nuovo testo, in luogo di “personale”, si legge l’espressione: tutte le persone che lavorano per l'organizzazione o per conto di essa 

Sulle prescrizioni legali la nuova norma è sicuramente più chiara. Al punto 4.3.2 si precisa che, oltre ad identificare la legislazione applicabile ed averne accesso, l’organizzazione deve anche determinare come queste prescrizioni si applicano agli aspetti ambientali. Il SGA deve dunque tener conto sia degli aspetti ambientali significativi, sia delle prescrizioni.

Vantaggi derivanti dalla certificazione ambientale

Una legislazione sempre più severa, politiche economiche e misure finanziarie orientate a favorire una maggiore protezione ambientale e una crescente attenzione da parte dei mercati, soprattutto esteri, degli organismi pubblici di controllo, dei consumatori e di tutta la collettività sulle problematiche ambientali, hanno indotto molte aziende ed Enti Pubblici a valutare l’opportunità di adottare un Sistema di Gestione Ambientale.  

L’ambiente può divenire una variabile strategica, in quanto si inserisce a pieno titolo all’interno degli strumenti gestionali dell’impresa, diventando un elemento di competitività e profitto incentivato anche da finanziamenti regionali, nazionali e comunitari.

La certificazione ambientale può così rivelarsi uno strumento di innovazione, consentire condizioni di favore nei rapporti con le banche e le assicurazioni, risolvere rapporti problematici con la popolazione, allentare i controlli da parte della Pubblica Amministrazione, migliorando l’immagine delle aziende nei confronti dei vari interlocutori. Tra gli obiettivi principali della certificazione infatti spiccano la pianificazione ambientale per ottimizzare le risorse naturali, la diminuzione dei conflitti sociali e l’impegno verso il miglioramento continuo delle prestazioni ambientali con azioni finalizzate alla prevenzione dell’inquinamento. 

Destinatari

Qualsiasi gruppo, società, azienda, impresa, ente o istituzione, pubblica o privata, la cui attività, i cui prodotti o servizi abbiano o possano avere impatti significativi sull’ambiente. Pertanto, si applica a qualsivoglia azienda, grande o piccola, tecnologicamente evoluta o no, manifatturiera o di servizi, che voglia progettare, implementare, attuare e migliorare costantemente un Sistema di Gestione Ambientale.  

Fasi

La nuova norma specifica i requisiti di un sistema di gestione ambientale per consentire ad un’organizzazione di sviluppare ed attuare una politica e degli obiettivi che tengano conto delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni che l’organizzazione stessa sottoscrive e delle informazioni riguardanti gli aspetti ambientali significativi.

Essa si applica agli aspetti ambientali che l’organizzazione identifica come quelli che essa può tenere sotto controllo e come quelli sui quali essa può esercitare un’influenza.

Le fasi dell’impostazione del Sistema di Gestione Ambientale sono le seguenti:

1.       Analisi ambientale iniziale

2.       Politica ambientale

3.       Pianificazione

4.       Attuazione e funzionamento

5.       Controllo ed azioni correttive

6.       Riesame della direzione

7.       Iter di certificazione 

1 - Analisi ambientale iniziale

L’obiettivo è quello di fornire alla direzione e ai vari responsabili coinvolti, attraverso la valutazione degli aspetti ambientali delle proprie attività, prodotti e servizi, un quadro ben definito, all’interno del campo di applicazione del SGA, della posizione dell’Azienda rispetto alle problematiche ambientali ed individuare gli aspetti diretti e indiretti e gli impatti ritenuti significativi.

Si deve tener conto degli aspetti che l’organizzazione può tenere sotto controllo e di quelli sui quali essa può esercitare un’influenza, tenendo conto degli sviluppi nuovi o pianificati, o di attività, prodotti e servizi nuovi o modificati. 

Valutazione aspetti ambientali

L’analisi, sulla base dei dati storici disponibili e in relazione alle informazioni sulle risorse, processi e output delle attività svolte nel sito, deve fornire indicazioni attendibili sui fattori di impatto ambientale e sul rispetto della legislazione (es. autorizzazioni, rispetto dei limiti previsti dalla normativa, ecc…) e delle prescrizioni di altro tipo (es. accordi volontari con la P.A., codici di buona pratica, ecc..).

Consiste inoltre nella raccolta dei dati quantitativi e qualitativi relativi, tra gli altri, ai seguenti fattori di impatto ambientale diretti, sotto il controllo dell’organizzazione:

• emissioni in atmosfera (dati, campionamenti);

• scarichi nei corpi idrici o rete fognaria (dati, analisi);

• contaminazione del terreno, acque, altre risorse naturali;

• rifiuti pericolosi e non pericolosi (quantità, tipologie);

• energia termica, rumore, odori, polveri, vibrazioni e impatto visivo;

• consumi di risorse (idrici, energetici, materie prime);

• analisi dei fattori ambientali (in condizioni operative normali, anomale, incidenti o situazioni di emergenza).

ed indiretti, sui quali l’organizzazione può avere un’influenza (es. quelli relativi ai beni e servizi utilizzati dall'organizzazione e quelli relativi ai prodotti e servizi che essa fornisce, ecc..), tra i quali:

• progettazione e sviluppo;

• processi produttivi;

• imballaggio e trasporto;

• prestazione ambientale e prassi in uso presso appaltatori e fornitori;

• gestione dei rifiuti. 

2 - Politica ambientale

L’azienda deve definire e documentare la sua politica ambientale, all’interno del contesto e in accordo alla propria politica generale. In sintesi essa deve essere:

•  appropriata al tipo di organizzazione ed ai suoi impatti;

• riesaminata ad intervalli stabiliti;

• diffusa ai dipendenti e a coloro che lavorano per conto dell’organizzazione ed attuata;

• disponibile alla collettività.

Inoltre è essenziale che:

• includa obiettivi e traguardi ambientali;

• preveda il rispetto delle prescrizioni legali e di altro tipo sottoscritte;

• porti al miglioramento continuo e alla prevenzione.

Pertanto, deve contenere i principi generali ai quali si ispira l’organizzazione e l’impegno al rispetto delle prescrizioni ambientali applicabili ed al miglioramento continuo, assegnando compiti e obiettivi alle risorse umane dell’organizzazione. 

3 - Pianificazione

Questa fase descrive tutte le attività da implementare o soddisfare nell’ambito della pianificazione che sono:

•  aspetti ambientali (analisi ambientale e valutazione);

• prescrizioni legali e altre sottoscritte dall’organizzazione che riguardano i propri aspetti ambientali;

• obiettivi e traguardi (es. riduzione del rumore o della produzione dei rifiuti del 10%);

• programmi di gestione ambientale. 

Aspetti ambientali: devono essere prese in considerazione tutte le attività ed i processi sui quali l’Organizzazione ha un controllo o influenza per individuare quelli che hanno o possono avere aspetti ambientali significativi. 

Prescrizioni legali e di altro tipo: si tratta delle prescrizioni applicabili ai propri aspetti ambientali e riguardano i prodotti, i processi e le emissioni rispetto ai quali l’azienda deve predisporre un sistema di aggiornamento, di rispetto e di attuazione. 

Obiettivi e traguardi ambientali: ogni azienda deve fissarli tenendo conto della propria situazione, della politica ambientale, delle risorse disponibili e dell’impegno al miglioramento continuo e al rispetto delle prescrizioni. 

Programmi di gestione ambientale: vengono prese in considerazione le modalità di sviluppo con le definizioni di compiti, responsabilità e tempistiche nonché le modalità di controllo sull’avanzamento.  

4 - Attuazione e funzionamento

Questa fase prevede la realizzazione ed operatività del Sistema di Gestione Ambientale.

Infatti, in accordo alla politica ambientale, vengono attuati e sviluppati gli obiettivi e il programma di gestione.

Per consentire lo sviluppo del programma ambientale è indispensabile assegnare compiti e responsabilità alla struttura organizzativa rispetto al sistema di gestione ambientale. Se necessario le risorse devono essere addestrate per operare con competenza e professionalità ai fini della prevenzione degli impatti ambientali derivanti dalle attività svolte. 

L’organizzazione deve assicurare che chiunque lavori, direttamente per essa o per suo conto, potendo causare un impatto ambientali abbia acquisito la competenza necessaria mediante appropriata formazione o esperienza.

Si deve produrre la documentazione del Sistema di Gestione Ambientale (Politica ambientale, Obiettivi e traguardi, Manuale, Procedure di sistema ed operative, registrazioni) ed avere un controllo della stessa in modo da formare una corrispondenza tra la documentazione e il sistema reale di gestione ambientale. In sintesi vengono definite:

• struttura organizzativa e responsabilità;

• competenza, formazione e consapevolezza (sensibilizzazione);

• comunicazione ambientale interna ed esterna;

• controllo documentazione e registrazioni del SGA;

• controllo operativo (delle attività);

• addestramento e reazioni alle emergenze. 

5 - Controlli ed azioni correttive

Si tratta dell’attuazione dei controlli operativi, già pianificati, delle azioni da intraprendere nel caso di superamento dei limiti oppure di altre non conformità ambientali ed infine degli audit ambientali interni da condurre per verificare l’effettiva validità del Sistema di Gestione Ambientale attuato.

La fase del controllo è necessaria per avere dei riscontri sulla validità di tutto quello che è stato pianificato, per verificare la congruenza tra i risultati attesi e i traguardi raggiunti, per adottare azioni correttive nei casi in cui questa congruenza non fosse rispettata.

Le fasi in questo caso sono le seguenti:

• monitoraggio (sorveglianza) e misurazioni

• valutazione del rispetto delle prescrizioni legali e di altro tipo

• non conformità, azioni correttive e preventive

• registrazioni (ambientali)

• audit interno del sistema di gestione ambientale.

L’azienda deve predisporre ed attuare procedure per monitorare e misurare le caratteristiche principali delle sue operazioni ed attività che possono avere apprezzabili aspetti ambientali. Questo deve includere la registrazione dei dati per individuare le prestazioni, i controlli operativi essenziali e la congruenza con gli obiettivi e risultati ambientali dell’organizzazione.

L’azienda deve predisporre e attuare procedure documentate per verificare periodicamente il rispetto della pertinente legislazione e regolamenti ambientali oltre alle altre prescrizioni sottoscritte. 

6 - Riesame da parte della direzione

La direzione provvede periodicamente a riesaminare il Sistema di Gestione Ambientale per garantire la sua adeguatezza, efficacia e validità.

Il riesame della direzione deve prevedere la possibilità di modificare:

• la politica ambientale

• gli obiettivi e traguardi ambientali

• altri elementi del sistema di gestione ambientale

in funzione delle risultanze delle verifiche ambientali, delle non conformità, dei cambiamenti intervenuti e dell’impegno al miglioramento continuo.

Gli argomenti trattati durante il riesame del Sistema di Gestione Ambientale sono, tra gli altri, i seguenti:

•  modifiche ed attività

• cambiamenti organizzativi

• verifiche dell’efficacia e dell’adeguatezza del sistema di gestione ambientale

• risultati audit ambientali interni e della valutazione del rispetto delle prescrizioni

• non conformità del sistema di gestione ambientale

• sviluppo e stato di avanzamento degli obiettivi ambientali

• cambiamenti normativi e legislativi (internazionali, nazionali e locali)

• formazione, motivazione e sensibilizzazione del personale che lavora per conto dell’organizzazione nell’ottica del miglioramento dell’efficienza ambientale. 

7 - Iter di certificazione

Quando l’azienda ha sviluppato tutti i requisiti come richiesto dalla norma ISO 14001 e li ha adattati alla propria realtà è pronta per la visita di certificazione. Le fasi sono le seguenti:

• Presentazione della domanda di certificazione, con la quale vengono fornite informazioni generali dell’azienda e dei suoi principali aspetti ambientali su appositi documenti dell’organismo di certificazione, contestualmente viene consegnato a richiesta dell’Ente il manuale ambientale, che descrive il sistema di gestione ambientale e contiene l’elenco delle procedure, l’Analisi Ambientale che definisce gli aspetti ed impatti ambientali significativi.

• Istruttoria, verifica eseguita da parte dell’organismo di certificazione, mediante esame dei documenti presentati dall’azienda, al fine di valutare se il modello del sistema di gestione ambientale è adeguatamente definito e documentato rispetto ai criteri indicati nella norma ISO 14001.

• Visita di valutazione preliminare e di conformità alle prescrizioni applicabili svolta presso l’azienda dai valutatori dell’organismo di certificazione, con supporto di check-list ricavate dalla norma 14001 e liste di controllo della conformità normativa per verificare il rispetto delle norme e la presenza della documentazione richiesta;

• Visita di certificazione svolta presso l’azienda dai valutatori dell’organismo di certificazione, con supporto di check-list ricavate dalla norma 14001 per verificare l’applicazione di quanto documentato. Gli elementi che costituiscono il sistema di gestione ambientale aziendale vengono verificati nelle aree aziendali di interesse.

• Rilascio della certificazione da parte del comitato di certificazione sulla base dell’esame della documentazione di istruttoria e del rapporto della visita di valutazione. il comitato, accertato il soddisfacimento di tutte le condizioni per la concessione del certificato, trasmette la proposta al consiglio per la delibera definitiva.

• Sorveglianza del sistema di gestione ambientale, con visite di sorveglianza svolte al fine di verificare il corretto mantenimento del sistema di gestione ambientale. La frequenza delle visite programmate è annuale nel corso dei tre anni di validità del certificato.

• Rinnovo, dopo tre anni la certificazione viene rinnovata se vengono mantenuti tutti i requisiti compreso il miglioramento delle prestazioni ambientali.

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